Auf was ist bei der Einführung der ISO 9001unbedingt achten ?

Sie haben sich dafür entschieden, Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich auszurichten und wollen ein Qualitätsmanagementsystem einführen? Bevor Sie jedoch loslegen können, empfiehlt es sich die folgenden Schritte zu beachten und in die weitere Planung einfließen zu lassen.

Als jahrelanger Berater von kleinen und mittelständischen Unternehmen kennen wir von Deutschen Institut für Qualität und Zertifizierung die Problematik des ersten Schrittes. Wir führen Sie in unserer Beratung an die Anforderungen der Norm heran und lassen Sie mit Ihren Fragen nicht allein.

Die DIN EN ISO 9001 erfordert keine offizielle Nennung eines Qualitätsmanagementbeauftragten in Ihrem Unternehmen, jedoch hat sich aus der Erfahrung gezeigt, dass eine verantwortliche Person die Leitung des Projektes übernehmen sollte. Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) ist in diesem Fall der Ansprechpartner für alle Themen und Anforderungen bezüglich Ihres QMS, sowohl intern als auch extern. Wer die Aufgabe als QMB übernimmt, hat die Chance sich beruflich weiter zu entwickeln, durch die Erkenntnisse und Erfahrungen, die sich bei der Arbeit in neuen Themengebieten ergeben.

Die Einführung der ISO 9001 ist ganz klar als ein Projekt zu einzustufen. Projekte stechen durch ihre Einmaligkeit, Begrenztheit der Ressourcen oder auch dem interdisziplinären Handeln hervor. Die Begrenztheit der Ressource Zeit soll hier weiter erläutert werden. Es ist möglich, ein QMS in einem Monat oder im Zeitraum bis ein Jahr einzuführen. Dies hängt ab von der Unternehmensgröße, vom Reifegrad der Organisation und vor allem auch der Bereitschaft aller Mitarbeiter bei der Umsetzung der Anforderungen.

Eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit der von Ihnen bevorzugten Zertifizierungsstelle ist noch vor Beginn der Einführung der ISO 9001 zu empfehlen. Die Zertifizierungsstellen brauchen eine gewissen Vorlaufzeit, um mit Ihnen die Audit-Termine zu vereinbaren.

Wir sind der richtige Ansprechpartner und stehen Ihnen bei Fragen zur Einführung des QMS als auch zur Zertifizierung jederzeit zur Verfügung. Wir bieten beide Dienstleistungen kompetent und kostengünstig aus einer Hand, auch kurzfristig.

Sie haben einen Qualitätsmanagementbeauftragten benannt. Der Termin für das Zertifizierungsaudit ist vereinbart. Wie Sie sich sich optimal für das Zertifizierungsaudit vorbereiten?

1. Der QMB hat jetzt die Aufgabe, alle erforderlichen dokumentierten Informationen, Prozesse und Grafiken zu erstellen, anzupassen und in den betrieblichen Abläufen zur Anwendung zu bringen. Dies ist die wichtigste Aufgabe um eine spätere Zertifizierung zu erhalten.
2. Im nächsten Schritt erfolgt das interne Audit. Es bildet einen wichtigen Grundstein für die Managementbewertung und muss sich über das komplette QMS erstrecken. An dieser Stelle können Anpassungen noch einfach vorgenommen werden. Nach dem internen Audit erfolgt das Zertifizierungsaudit. Hier werden die erarbeiteten Beschreibungen der betrieblichen Abläufe auf Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit überprüft.
   

   Hilfestellung: Eine Audit Checkliste für das interne Audit mit allen Normenanforderungen der ISO 9001:2015 haben wir hier für Sie in der Anlage zur Verfügung gestellt.

3. Des Weiteren ist den Dokumenten ein unternehmensspezifisches Organigramm, eine Auflistung der interessierten Parteien und der Chancen und Risiken des Unternehmens sowie die Beschreibung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beizulegen.
4. Ist das Zertifizierungsaudit bestanden, dann stellt die Zertifizierungsstelle dem Unternehmen das Zertifikat aus, dass bei jährlicher Prüfung eine Gültigkeit von drei Jahren besitzt.

Welche Hindernisse bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 zu berücksichtigen?

Der Aufbau des QM-Systems nach DIN EN ISO 9001 ist von einigen wichtigen Erfolgsfaktoren abhängig. Die Geschäftsführung muss das Projekt und die dafür notwendigen Ressourcen bereitstellen und deren Einführung durch klare Aussagen unterstützen.

Alle involvierten Mitarbeiter sind dazu angehalten während der Einführung konkrete Verbesserungen zu kommunizieren und bei der Umsetzung mitzuhelfen. Dies ist auch eine Wertschätzung der jeweiligen Mitarbeiter und kann deren Motivation erhöhen, da sie in das QMS-Projekt einbezogen werden und die Grundsubstanz von Anfang begleiten und verstehen.

Der QMB muss das Qualitätsmanagementsystem sowohl fachlich, wie auch organisatorisch überwachen. Dazu müssen tiefgehende Kenntnisse über Qualitätsmanagement, Normkenntnisse und Methodenkenntnisse im Projektteam vorhanden sein.

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